به گزارش قم نا به نقل از روابط عمومی اداره کل تامین اجتماعی استان قم هر سازمانی برای رسیدن به اهداف و حفظ پویایی و حیات خود نیازمند تعامل با مخاطبان درون و برون سازمان است.
درک متقابل و تفاهم با مخاطبین،نقش موثری در بهبود رویه ها و رفع نقاط ضعف و تقویت ارکان موثر آن مجموعه دارد.بر اساس تعریف انجمن بین المللی روابط عمومی:« روابط عمومی،عملی است ممتد و مداوم و طرح ریزی شده که از طریق آن،سازمانها می کوشند تا تفاهم و پشتیبانی و حمایت کسانی را که با سازمان سر و کار دارند بدست بیاورند.»
سازمان تامین اجتماعی با گستره میلیونی مخاطبان آن،بدون شک سازمانی توسعه گراست که می تواند با پویائی و تحرک ویژه ،نقش محوری در ارتباطات جامعه عظیم کارگری و کارفرمائی این مرز و بوم داشته باشد.
از این رهگذر، اموری مانند زمینه شناسی،مخاطب شناسی،شناخت افکار عمومی،سنجش میزان انتشار پیام،سنجش بازتاب پیام،تدوین برنامه ای مرتبط و ارزیابی برنامه ها و ... از وظائف اصلی روابط عمومی محسوب می شوند که در قالب فعالیتهای تبلیغاتی و نمایشگاهی،پژوهش و افکار سنجی،سمعی و بصری،ارتباطات رسانه ای،مدیریتی و آموزشی ،انتشاراتی،ارتباطات مردمی و کارهای ابتکاری و نوآورانه جلوه می بابند.بر همین اساس است که یک برنامه روابط عمومی موثر و منطقی باید مبتنی بر اهداف روشن و دقیق باشد و مخاطب خاص خود را به درستی شناخته و شیوه ای ارائه نماید تا توجه مخاطب را به خود جلب کند.
روابط عمومی اداره کل تامین اجتماعی استان قم همانند روابط عمومی بسیاری دیگر از نهادها و سازمانهای دولتی استان فراز و نشیب های زیادی را پشت سر گذاشته است.سال 1386 مقام معظم رهبری در دیداری که با اعضای هیات دولت داشتند بر اهمیت نقش روابط عمومی در سنجش افکار عمومی و انعکاس اخبار پیشرفت ها بسیار تاکید نمودند و در همان سال بنا به پیشنهاد مشترک وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی،معاونت حقوقی و امور مجلس رئیس جمهور و شورای اطلاع رسانی دولت، آئین نامه نحوه فعالیت و وظائف و اختیارات روابط عمومی دستگاههای اجرایی مصوب گردید و جریان حاصل از این مصوبه حیات نوینی را در فعالیت های روابط عمومی ایجاد کرد.
در اداره کل تامین اجتماعی استان قم نیز با تاکید بر نقش و اهمیت روابط عمومی در اطلاع رسانی و اطلاع یابی در سالهای اخیر تحولاتی بزرگ برای قرار دادن روابط عمومی در مسیر اصلی اش شکل گرفته است.
در سال 1393 نیز روابط عمومی سعی نمود تا با بهره گیری از توان بالای کارشناسان محترم در بخشهای مختلف تحولی در بحث اطلاع رسانی گسترده از خدمات رسانی سازمان داشته باشد.این همکاری نزدیک باعث گردید تا مخاطبان مختلف سازمان اعم از بیمه شدگان،کارفرمایان و مستمری بگیران بتوانند در مسیر تعاملی دوسویه با سازمان تامین اجتماعی قرار بگیرند.
• ارتباط و تعامل با مخاطبان و رسانه های گروهی
- برگزاری نشست ها و مناسبت ها
• برگزاری جلسات عمومی مدیرکل محترم و کارشناسان ارشد استان با همکاران بمناسبت هفته تامین اجتماعی ،هفته دولت و دهه فجر
• هماهنگی برگزاری جلسات صمیمی دوره ای همکاران،مسئولان واحدهای اجرایی و روسای محترم شعب با مدیرکل محترم بمنظور بیان نقطه نظرات همکاران
• پیگیری تشکیل جلسات شورای اداری در اداره کل
• برنامه ریزی برگزاری اعیاد ،سوگواریها و مناسبت های ملی و مذهبی در اداره کل و شعب
• ساماندهی امور فرهنگی با همکاری پایگاه بسیج اداره کل و ستاد اقامه نماز و شورای امر بمعروف و نهی از منکر اداره کل
-تجهیز روابط عمومی به سیستم های اطلاع رسانی
• تهیه تابلوهای روان اطلاع رسانی برای شعب 1 و 2 و 4
-روابط عمومی الکترونیک
• معرفی سامانه جدید پیامکی به شماره 1000142251 به مخاطبان استانی و کشوری
• مدیریت پایگاه اطلاع رسانی اداره کل
• ورود اطلاعات و به روز رسانی سایت بمنظور تعامل دوسویه با مخاطب درون و برون سازمانی
• بررسی و پیشنهاد رویه ها و مکانیزمهای اطلاع رسانی
• تکریم ارباب رجوع و تعیین مکانیزمهای الکترونیکی برای پیگیری امور آنان
• ارائه گزارش دوره ای و تحلیلی به صورت الکترونیکی
-- تغییر رویه ها
• مستندسازی و ایجاد رویه های ثابت در انجام امور اجرائی
تشریح برنامه ها:
مهمترین برنامه روابط عمومی در سال 93 ادامه ایجاد یک موج بزرگ و قدرتمند و فراگرد در معرفی مجدد اداره کل تامین اجتماعی استان قم از طریق روشهای مختلف انتشاراتی و رسانه ای بود.
• سایت اطلاع رسانی اداره کل به نشانی WWW.QOM.TAMIN.IR
1- خبر و گزارش
در سال 93 در مجموع 473 خبر و گزارش از فعالیتهای اداره کل و شعب تابعه در بخشهای مختلف تهیه و در سایت اداره کل منتشر شد که در مقایسه با سال 92 از رشدی معادل 442 درصد برخوردار بوده است.
همزمان با انتشار این اخبار در سایت،فایل خبر و گزارش تهیه شده از طریق ایمیل برای سایت تامین(روابط عمومی سازمان)،خبرگزاریها و سایتهای خبری کشوری و استانی و نیز نشریات و روزنامه ها و هفته نامه های استان ارسال گردید.
با تعامل خوبی که با اصحاب جرائد استان برقرار شد اخبار مربوط به مجموعه اداره کل تامین اجتماعی استان قم بیش از 7000 بار در رسانه های گروهی استانی و کشوری منعکس گردید.
ایجاد موج بزرگ اطلاع رسانی از فعالیتهای اداره کل و شعب تابعه و معرفی خدمات گسترده سازمان باعث گردید تا در مدت کوتاه شروع بکار سایت ، این پایگاه اطلاع رسانی به عنوان منبع اصلی دریافت خبر در حوزه تامین اجتماعی استان معرفی و جای خود را باز کند.
به طوری که در پایان سال 93 پایگاه اطلاع رسانی اداره کل تامین اجتماعی استان قم با بیش از 130 هزار بازدید کننده پس از سایت رسمی سازمان،توانست بالاترین میزان بازدید کننده در سایت های استانی در هر دو بخش بیمه ای و درمان کل کشور را به خود اختصاص دهد.
5 خبر پربازدید سایت اداره کل تامین اجتماعی استان قم در سال 93
ردیف موضوع خبر تعداد بازدید کننده رتبه
1 مجموعه پرسش و پاسخ های مفید برای کارفرمایان،بیمه شدگان و ... 31792 نخست
2 آموزش تصویری و گام به گام بررگ پرداخت مشاغل آزاد و اختیاری و خاص 16982 دوم
3 فراهم شدن امکان پرداخت اینترنتی حق بیمه در قم 13501 سوم
4 اجرای طرح ابلاغ الکترونیک احکام مطالباتی در قم 10014 چهارم
5 نمونه فرم های مورد نیاز مخاطبان سازمان 8655 پنجم
2- پرسش و پاسخ
مجموعه کاملی از پرسش و پاسخ های مفید برای کارفرمایان،بیمه شدگان و مستمری بگیران و... در قالب یک لینک تهیه شده و در ستون سمت راست سایت فعال شده است.
این لینک مورد استقبال بی نظیرکاربران واقع شده و در سال 93 توانسته است با 31792 بار بازدید به عنوان خبر نخست و پربازدید سایت قرار گیرد.
گفتنی است کلیه سئوالات کاربران و شنوندگان رادیو و بینندگان تلویزیون قم در این لینک جمع آوری و پاسخ لازم ارائه شده است.
• برنامه های رادیویی و تلویزیونی
علاوه بر پوشش اخبار و گزارشهای خبری در سایت اداره کل و ارسال به خبرگزاریها و نشریات استان،هماهنگی حضور مدیرکل محترم در بخشهای ویژه خبری و نیز برنامه های صدا و سیمای مرکز قم از دیگر فعالیتهای روابط عمومی در سال 93 بود.
در همین راستا هماهنگی حضور مدیرکل محترم در دو برنامه تلویزیونی(گفتگوی ویژه خبری) به مدت 45 دقیقه و حضور در 4 برنامه رادیویی(زنگ خدمت و بی تعارف) و تشریح برنامه های اداره کل و نیز پاسخ به سئوال شنوندگان و بینندگان قابل ذکر می باشد.
از آنجا که یکی از وظایف ذاتی روابط عمومی برقراری تعامل و ارتباط با مخاطبان و پاسخ به سئوالات آنان و نیز تشریح برنامه های سازمانی است در سال 93 توانستیم به حول و قوه الهی با 61 بار فرصت حضور در برنامه رادیویی « بی تعارف » صدای مرکز قم و در مجموع 305 دقیقه(حدود 5 ساعت) به سئوالات و ابهامات شنوندگان و مخاطبان سازمان پاسخ دهیم که نسبت به سال 92 با رشدی معادل 210 درصد در این بخش مواجه بوده ایم.
نکته مهم و جالب اینکه در این بخش نیز همانند بخش پرسش و پاسخ سایت اداره کل،بیشتر سئوالات شنوندگان به ترتیب در بخشهای بیمه شدگان،درآمد،مستمری و نامنویسی بود.
• سیستم پیامک با شماره 1000142251
با راه اندازی سیستم جدید پیامکی به این اداره کل در سال 92 تعداد بیش از 88 هزار سهمیه پیامک به روابط عمومی اداره کل اختصاص یافت که به حمدالله توانستیم با تشکیل بانک جامع اطلاعات همکاران شاغل(210 نفر) و بازنشسته(86) و نیز کارفرمایان(9744 کارفرما) و مستمری بگیران(4123 نفر) اطلاع رسانی های مفید و بهنگامی را در زمینه فرهنگی و اطلاع رسانی داشته باشیم.
در سال 93 تعداد پیامک ارسالی به مخاطبان با رشد چشمگیری مواجه شد و به عدد 200 هزار و 310 پیامک رسید که در مقایسه با سال 92 با رشدی معادل 227 درصد مواجه بوده است.
*برگزاری مسابقه استانی قرآن کریم بصورت مشترک با همکاری معاونت فرهنگی آستانه مقدسه حضرت فاطمه معصومه(س) و معرفی نفرات برگزیده استانی به سازمان جهت مرحله نهایی مشهد مقدس .
*اطلاع رسانی گسترده خدمات الکترونیک سازمان
مجموعه خدمات الکترونیک سازمان بویژه ماده 90 قانون تامین اجتماعی در قالب خبر،گزارش ،بنر و استند بصورت گسترده اطلاع رسانی و مورد استقبال مخاطبان قرار گرفت.
*تهیه عکس و فیلم از برنامه ها و جلسات کاری
*هماهنگی تهیه بنر و تراکت با محوریت ایام ملی ومذهبی و اطلاع رسانی
*بررسی روزانه اخبار خبرگزاریها،سایتهای خبری وجرائد استانی و کشوری و رصد رویدادها و اخبار حوزه تامین اجتماعی،کارگری و کارفرمایی بمنظور ارائه گزارش روزانه به مدیرکل محترم
*هماهنگی جلسات و ملاقاتها و بازدیدهای مدیرکل محترم و تهیه گزارش 19 مورد
*اظهار همدردی با همکاران در مصیبت های وارده با ارسال پیامک و ارسال بنر و شرکت در مراسمات و نیز اطلاع رسانی به سایر همکاران از طریق سیستم پیامکی
*شرکت فعال درجلسات مختلف دراداره کل وشعب(شورای اداری،نظام پیشنهادات،کمیته وصول مطالبات،شورای برنامه ریزی و ...)
* همکاری در امور جاری دفتر مدیرکل و پیگیری امور محوله از سوی مدیرکل محترم تا حصول نتیجه
*همراهی مدیرکل محترم در برنامه ها و بازدیدهای درون سازمانی و برون سازمانی حسب نظر وی 35 مورد
*ارسال نشریه تامین به رابطان روابط عمومی در شعب بمنظور توزیع مناسب در بین همکاران 20 مورد
*برگزاری مسابقه فرهنگی با موضوع قرآن شناسی در ماه مبارک رمضان و اهداء جوائز به 5 نفر
*هماهنگی دیدار مدیرکل با خانواده های معظم شهدا و ایثارگران و نیز بازنشستگان 5 دیدار
*هماهنگی و اجرای برنامه های عمومی اداره کل(هفته تامین اجتماعی،تجلیل از بازنشستگان،هم اندیشی با همکاران)
*برگزاری نشست ها و مناسبت ها
تهیه فهرست سالانه مناسبت ها و مراسم نشان می دهد که در طول سال حدود 20 مناسبت مختلف وجود دارد که از ظرفیت آن می توان جهت ایجاد حس مودت و همکاری انتقال اطلاعات،افکارسنجی و تعامل با مخاطبان درون و برون سازمانی استفاده کرد.
متاسفانه رویکرد مناسبتی روابط عمومی های ادارات مختلف در سالهای اخیر سبب شده که عمده مخاطبین، روابط عمومی را عامل برگزاری مراسم مذهبی،مراسم ترحیم،خرید شیرینی و هماهنگ کننده تهیه فیلم و عکس و یا به اصطلاحی دیگر« فوق برنامه» ببینند.
برای ایجاد تغییر در این نگرش و بالا بردن جایگاه روابط عمومی به شأن یک واحد ستادی و فکری که وظیفه رصد کردن افکار درون و برون سازمانی را با هدف اطلاع رسانی و اطلاع یابی دارد ضمن توجه به امور مناسبت های مذهبی و مالی در راستای سیاستهای عمومی دولت ،سعی در تغییر تدریجی روشها و همسو نمودن این وظیفه با اهداف کلی روابط عمومی شد و برای این منظور موارد زیر صورت پذیرفت:
• همزمان نمودن برخی برنامه های سازمانی با مناسبت ها
• استفاده از ظرفیت این برنامه ها در راستای اهداف سازمانی
• انتخاب برخی مناسبت های شاخص ملی و مذهبی و موضوعی و اجرای برنامه هایی با سطح کیفی مناسب با شأن سازمان و متناسب با منابع مالی و توان اجرائی.
بدین ترتیب با تمرکز اجرایی در یک زمانهای خاص به جای پراکندگی در کل سال ،عمق و کیفیت کارها را به شرح زیر بیشتر نمودیم.
- برگزاری گردهمائی عمومی جامعه کارگری و کارفرمایی همزمان با روز جهانی کار و کارگرشامل:ارائه گزارش عملکرد اداره کل در سال 92 و تبیین اهداف سال 93 و معرفی کارگر و کارفرمای نمونه
-برگزاری جلسه عمومی با بانوان همکار بمناسبت گرامیداشت میلاد حضرت زهرا (س) و روز زن شامل:ارائه گزارش فعالیتهای انجام شده در حوزه بانوان و معرفی همکار نمونه زن
- بزرگداشت میلاد و سوگواری ائمه اطهار (ع) در نمازخانه اداره کل و شعب و هماهنگی سخنرانی امام جماعت
-برگزاری مراسم ویژه ارتحال حضرت امام خمینی(ره) در اداره کل و شعب و هماهنگی اعزام همکاران به مرقد مطهر امام راحل جهت شرکت در مراسم سالگرد
-بزرگداشت هفته تامین اجتماعی و گردهمائی کارکنان و بازنشستگان و صنوف
-بزرگداشت هفته دولت همزمان با روز کارمند
-برگزاری جلسه عمومی با بانوان اداره کل بمناسبت ولادت حضرت معصومه (س)
-برگزاری هفته دفاع مقدس همزمان با آغاز هفته دفاع مقدس
-برگزاری مراسم تجلیل از بازنشستگان در روز خانواده و بازنشستگان
-برنامه ریزی دهه اول محرم با هماهنگی برگزاری سخنرانی در اداره کل و شعب
-تهیه 12 نوع تراکت،2 نوع پوستر و یک پاورپوینت با موضوع امر به معروف و نهی از منکر و عفاف و حجاب و ارسال به مراکز استانی و کشوری
-تهیه منشور اخلاقی روابط عمومی در تامین اجتماعی استان قم
-هماهنگی و دبیری برگزاری همایش سراسری ائمه جماعات سازمان در شهر مقدس قم
-تهیه پاورپوینت های آموزشی با موضوع آشنایی با خدمات الکترونیک سازمان و بارگذاری در سایت اداره کل به منظور بهره مندی مخاطبان و استقبال آنان
-هماهنگی بازدید مدیرکل محترم از رسانه ها در راستای تعامل دوسویه با اصحاب جرائد (بازدید از ایرنا،تسنیم ،قم فردا)
-هماهنگی افتتاح شعبه 4 تامین اجتماعی قم در منطقه نیروگاه
-هماهنگی افتتاح سومین کارگزاری رسمی تامین اجتماعی در منطقه بلوار امین قم
-12 لغایت 22بهمن : بزرگداشت دهه فجر با آذین بندی و تبلیغات و برگزاری مراسم در نمازخانه اداره کل و شعب
-برگزاری جشن پایان سال و استقبال از نوروز 94 و دیدار مدیرکل محترم با همکاران در اداره کل و شعب
*روابط عمومی الکترونیک
ارتباطات رسانه ای بزرگترین اثر را بر موفقیت یا شکست برنامه روابط عمومی دارند.
فضای جدید رسانه ای،تریبون های بیشتری برای ارتباطات در اختیار ما داده و می توان از آنها جهت تبلیغات هدفمند استفاده نمود.
گذر از روابط عمومی ساده به الکترونیک و پس از آن به طور رسمی در روابط عمومی دیجیتال،آنلاین و سایبر سرفصل کاری ساختارهای پویا و به روز است.
سهولت ،سرعت گرفتن و فراگیر شدن ارتباطات دلیل تمرکز بر این نوع فعالیت هاست و گامهای صورت گرفته در این مسیر عبارتند از:
• به روز رسانی سیستم ندای تامین 142
• به روز رسانی پایگاه اطلاع رسانی اداره کل حتی در روزهای تعطیل و ساعات غیر اداری
*آموزش
- شرکت در دوره های تخصصی روابط عمومی و همایشها و سمپوزیوم های استانی و ملی بمنظور بدست آوردن تجارب مفید و کاربردی کردن دانش بدست آمده در راستای ارتقاء کار
- بازدید و مطالعه کارکرد روابط عمومی سازمانهای دیگر در سطح استانی و ملی که باعث شکل گیری الگوهای کاری و آشنائی با راهکارهای جدید می گردد و عاملی برای ارتقاء دانش و مهارت کارکنان روابط عمومی خواهد بود.
*تغییر رویه ها
در واحدهای روابط عمومی که فعالیت های روتین و تکراری زیاد است نیاز به مستندسازی و ایجاد رویه های ثابت از اهمیت بسزائی برخوردار می باشد.با تشکیل بایگانی رایانه ای و نیز بایگانی سنتی گامهای خوبی در مسیر تحقق این امر برداشته شده است.
